量子偉業(yè)承建連云港海事局數(shù)字檔案室項目通過驗收，連云港海事局成為全國交通運輸系統(tǒng)首家“全國示范數(shù)字檔案室”

項目概述

    推動數(shù)字檔案室建設是國家檔案局推動機關(guān)檔案工作的又一重要舉措。2014年中辦、國辦《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》指出，“各地區(qū)各部門各單位要把數(shù)字檔案館(室)建設列入信息化建設整體規(guī)劃，從人力、財力、物力上統(tǒng)籌安排”，《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》也將“加大機關(guān)數(shù)字檔案室建設力度，新增30家高水平的數(shù)字檔案室”作為“加快推進檔案信息化建設，引領(lǐng)檔案管理現(xiàn)代化”的一項重要任務。由此，機關(guān)數(shù)字檔案室建設已經(jīng)上升到國家政策層面，意義非凡，影響重大。

    連云港海事局是交通運輸部設置在連云港的直屬海事機構(gòu)，其前身為1987年2月18日交通部組建的交通部連云港海上安全監(jiān)督局，為副局級單位。連云港海事局在國家、交通運輸部等上級檔案管理部門的指導下，遵循“資源為先、標準規(guī)范、整體推進、確保安全”的原則，以《數(shù)字檔案室建設評價辦法》(檔辦發(fā)〔2016〕3號)為指導，全面啟動“全國示范數(shù)字檔案室”創(chuàng)建工作。歷經(jīng)3年多時間，從組織建設、基礎設施建設、應用系統(tǒng)建設、數(shù)字檔案資源建設、保障體系建設和工作亮點6個方面統(tǒng)籌聯(lián)動，合力推進，最終以優(yōu)異成績通過國家檔案局組織的現(xiàn)場評價。

項目成果

    2021年6月，國家檔案局印發(fā)《關(guān)于批準連云港海事局數(shù)字檔案室為“全國示范數(shù)字檔案室”的函》，批準連云港海事局數(shù)字檔案室為“全國示范數(shù)字檔案室”。這是全國交通運輸系統(tǒng)首家“全國示范數(shù)字檔案室”。

    連云港海事局積極對標規(guī)范要求，堅持邊建邊改邊提高，數(shù)字檔案室建設格局和水平得到全面提高，逐漸形成了一套具有海事特色的數(shù)字檔案室建設體系。一是實現(xiàn)了電子文件的系統(tǒng)管理和全流程管理。將各種門類電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案納入檔案管理系統(tǒng)集中統(tǒng)一管理，并通過在綜合辦公及海事業(yè)務系統(tǒng)中內(nèi)嵌分類方案管期限、歸檔范圍與保管期限表，實現(xiàn)業(yè)務系統(tǒng)電子文件自動判別保管期限，自動開展四性檢測。同時，推行細化錄入和文書“隨辦隨歸”機制，實現(xiàn)文發(fā)檔成、事畢檔成，確保檔案歸檔率穩(wěn)步上升，提升了歸檔質(zhì)效。二是提升了檔案規(guī)范化管理效能。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)具備電子文件形成、積累和歸檔全程監(jiān)督指導功能，原先需要手工打印的各類統(tǒng)計臺賬、檔案盒面、案卷封面、備考表、檔號章等，全部實現(xiàn)自動化管理，并內(nèi)嵌多種規(guī)范的表單方便利用。針對基層單位兼職檔案員專業(yè)知識缺乏等現(xiàn)狀，建立連云港海事檔案網(wǎng)，開辟多個學習模塊，并編寫了交通運輸系統(tǒng)首本機關(guān)檔案實操類書籍——《直屬海事系統(tǒng)檔案管理實務》，上傳至檔案網(wǎng)，供線上學習使用，提升專業(yè)素養(yǎng)。三是示范推動了海事機關(guān)信息化水平。借助BS架構(gòu)和開放式接口，實現(xiàn)與海事業(yè)務系統(tǒng)數(shù)據(jù)對接高效便捷，將海事業(yè)務檔案在線歸檔，為系統(tǒng)推廣應用奠定了基礎。目前，正在探索將數(shù)字檔案管理系統(tǒng)嵌入部海事局統(tǒng)一規(guī)劃的海事OA系統(tǒng)，研究更加開放式的接口方案和基礎軟件國產(chǎn)化等工作，強化數(shù)字檔案室建設成果深度應用，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的“大集中、大整合”，發(fā)揮好數(shù)字檔案室建設效能，提高海事機關(guān)信息化工作水平。四是探索實現(xiàn)了低價值電子檔案單軌管理。落實新《檔案法》精神要求，探索實現(xiàn)了保管期限10年的文書檔案電子文件，以及船員業(yè)務檔案電子文件的單套管理，為歸檔人員減輕了負擔，僅連云港海事局每年可減少歸檔文件近萬份，解決了無紙化辦公背景下大量原生類、低價值電子文件歸檔難題。五是提高了檔案服務便捷化水平。室藏所有電子文件實現(xiàn)全文檢索和流媒體在線播放功能。利用電子檔案信息資源向檔案網(wǎng)推送檔案專題數(shù)據(jù)庫、編研開發(fā)成果，提供電子檔案利用。同時，檔案利用申請審批實現(xiàn)線上辦理、線上查檔利用，讓數(shù)據(jù)多跑腿，讓檔案利用者少跑腿甚至不跑腿，實現(xiàn)了檔案部門職能從“管檔案”向“管數(shù)據(jù)”的拓展。

項目展望

    連云港海事局數(shù)字檔案室通過“全國示范數(shù)字檔案室”測評，是海事機關(guān)檔案邁入新階段的重要標志，不僅實現(xiàn)了海事業(yè)務檔案的在線歸檔，而且推動了海事機關(guān)檔案向?qū)I(yè)型、智能型轉(zhuǎn)型升級，有效改善了機關(guān)運行效能，促進了信息互聯(lián)互通，為海事機關(guān)乃至交通運輸系統(tǒng)的信息化工作提供了示范樣板。

客戶情況

    繼連云港海事局后，量子偉業(yè)陸續(xù)與中華人民共和國海事局、北海航海保障中心、東海航海保障中心、南海航海保障中心、東海救助局等交通運輸系統(tǒng)單位開展進一步合作。

    未來量子偉業(yè)將聚焦交通運輸行業(yè)檔案管理需求，積極探索行業(yè)檔案管理新模式、新方法，為行業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供檔案支撐。