北京市燃氣集團有限責(zé)任公司檔案數(shù)字化建設(shè)案例

項目概述

    北京市燃氣集團有限責(zé)任公司（以下簡稱“北京燃氣集團”）是一個有著60余年歷史的國有企業(yè)。是中國城市燃氣行業(yè)內(nèi)**的單體城市燃氣供應(yīng)商，管網(wǎng)規(guī)模、燃氣用戶數(shù)、年用氣量、年銷售收入均位列全國前茅，截至2021年末，天然氣年購入量208億立方米，用戶總數(shù)713萬戶，天然氣管線長度2.99萬余公里。

    項目開始前，北京燃氣集團使用的檔案管理系統(tǒng)為2013年由友商建設(shè)的檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)的主要使用功能為檔案管理和檔案查詢功能，目前系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)約為20萬條，檔案數(shù)字化已近500萬頁，原文數(shù)據(jù)量超過4T，受限于當(dāng)時的技術(shù)架構(gòu)，大數(shù)據(jù)量下系統(tǒng)反應(yīng)極慢。目前的管理模式相對單一，系統(tǒng)架構(gòu)無法與集團重要系統(tǒng)中的電子文件進行在線接收，面對集團各項業(yè)務(wù)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型以及系統(tǒng)內(nèi)大量電子文件的應(yīng)運而生，現(xiàn)有檔案系統(tǒng)已無法發(fā)揮作用。在查詢功能上主要以信息檔案中心檔案人員使用為主，無法滿足集團各層級對“開展檔案自主查詢”的迫切愿望。集團所屬單位若有利用總部相關(guān)部室的檔案的需求時，也只能前往總部庫房查詢。在集團各項業(yè)務(wù)工作追求效率的要求下，檔案利用方式尚需改革。同時，國家近年陸續(xù)出臺《企業(yè)數(shù)字檔案館室建設(shè)指南》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》、《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》等規(guī)范，現(xiàn)有系統(tǒng)在功能層面已不滿足國家對企業(yè)檔案工作的要求。

建設(shè)內(nèi)容、預(yù)期成效

    為進一步完善北京燃氣集團檔案信息化建設(shè)，推進電子文件歸檔和電子檔案管理工作，明確電子文件材料歸檔范圍，確保電子文件真實、完整、可用、安全，落實檔案資源長期保存要求，積極探索電子商務(wù)文件、電子會計資料“單套制”管理模式。集團信息檔案中心在充分調(diào)研及利用現(xiàn)有檔案信息化工作成果基礎(chǔ)之上，立足現(xiàn)有，著眼長遠，根據(jù)國家檔案局《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》、《企業(yè)電子文件歸檔與電子檔案管理指南》相關(guān)要求，結(jié)合自身實際，開展北京燃氣集團數(shù)字檔案室建設(shè)項目。

    項目主要目的是按照國家檔案局印發(fā)的《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》、《企業(yè)電子文件歸檔與電子檔案管理指南》的工作要求，實現(xiàn)集團檔案工作規(guī)范化、檔案資源數(shù)字化、檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，提升檔案信息管理與服務(wù)能力，促進企業(yè)檔案工作提質(zhì)增效和創(chuàng)新發(fā)展，為企業(yè)提高管理水平、增強核心競爭力提供有力支撐。規(guī)范文書、財務(wù)、科研電子文件的歸檔和管理，逐步實現(xiàn)電子檔案“單套制”保管，降低企業(yè)運營成本。

展望

    2022年3月25日，國家檔案局正式公布第三批建設(shè)項目電子文件歸檔和電子檔案管理試點項目名單，集團公司申報的“北京燃氣天津南港LNG應(yīng)急儲備項目電子文件歸檔和電子檔案管理試點”從84個申報項目中脫穎而出，成為市屬國有企業(yè)**一家取得國家檔案局第三批建設(shè)項目電子文件歸檔和電子檔案試點資格單位，為全面實現(xiàn)集團公司電子文件歸檔和電子檔案“單套制”管理模式奠定基礎(chǔ)。

    同時，中國燃氣集團2019年啟動檔案信息化建設(shè)項目，目前已完成系統(tǒng)建設(shè)、接口集成等工作，已分批次完成600余個全宗的推廣工作。